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Holding a Family Meeting


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When a loved one becomes sick or ages to the point of needing care, their loved ones will need to develop a care strategy. This strategy should cover how the duties and responsibilities will be dispersed, both now and over time. A mistake many families make is to assume that everyone will just step up to help as needed without being asked. This mistake, more often than not, leads to confusion, frustration, loneliness, and family tension. Instead, it’s much more effective to have a formal family conversation that discusses the details. In this article, we’re going to explain how to have this conversation, who to invite, and ideas for what to discuss.

Who Should Attend the Family Meeting?

Every family and situation is different. In some families, only a husband/wife and their children are considered “family.” In other families, aunts, uncles, cousins, current and ex-in-laws, and close friends may be included in the definition of family. When planning a family meeting, it is important to include everyone who is or will be part of the caregiving team, and this may include a family friend, neighbor, or paid caregiver. You may also want to include the care recipient in at least a portion of this meeting so their needs and questions can be specifically addressed.

Note: If a family member doesn’t live nearby, it’s still worth including them at least virtually in the meeting, as there are still responsibilities they can assist with from afar.

What Should We Plan To Discuss?

The agenda for this meeting will vary depending on the ailment you’re caring for, its prognosis, and the responsibilities you’re facing. But to provide a guide, your meeting might include topics such as:

  • The latest report from the physician
  • Sharing of feelings about the illness/caregiving
    • Fears:
      • About death and dying
      • About being overwhelmed
      • About what will happen to family members after the death
    • Sadness, confusion, anger, guilt, shame
  • What does the person who is ill want and need?
  • Daily caregiving needs:
    • Should the sick person move in with us?
    • Does she/he need to be in an assisted living facility or nursing home?
    • How much time does each family member have to visit or provide care?
    • Are there other ways each person can help (such as a distant family member - can they provide financial support or offer part-time respite care)?
    • What other help might be available (through non-profits, local organizations, etc.)?
  • Financial concerns in caregiving:
    • How much will it cost?
    • How much work can family members afford to miss?
    • What financial help might be available from outside (through non-profits, local organizations, etc.)?
  • Who will be the primary caregiver?
  • Who will make decisions (e.g., financial, medical, hiring a caregiver, etc.) and how will they be made?
  • What happens in the event of an emergency? (e.g., if the primary caregiver can’t get there, who is the next in line?)
  • What support role does each person want to play?
  • What sort of support does the primary caregiver need?
    • Need for respite (a break from caregiving)
    • Help with meals, shopping, cleaning, laundry, etc.
    • Emotional support by telephone or email
    • Help with chores—i.e., taking the care recipient to doctor's appointments
  • How will the caregiving and support needs change as the illness progresses?
  • Problem-Solving: at the end of the meeting, who will prepare the following:
    • A list of tasks that need doing
    • A summary of meeting and schedule for next meeting
    • A written summary of what each person has agreed to
    • An email or telephone tree for regular updates

Tips for a Successful Meeting

Beyond the topics of discussion, there are other ways to set the meeting up for success:

  • Choose a set amount of time and stick to it. Shorter meetings are usually easier for getting and holding attention, and by sticking to the schedule, family members will be less likely to skip subsequent meetings.
  • Choose a neutral location. Try to pick a location that is peaceful, calm, convenient, and distraction-free (or as close to such a location as possible).
  • Allow everyone to be heard. One of the most important aspects of a successful meeting is ensuring that every participant feels heard and has a chance to express themselves openly and honestly.
  • Set expectations for future meetings. These meetings will, in all likelihood, not be a one-time event. Set the proper expectations that this will be one of many, so you can increase the likelihood of participation in future discussions. As the illness/ailment progresses, personal situations change, etc., additional meetings will likely need to be held.
  • Find a professional mediator. If you think this meeting may cause challenges for your family, or if there’s an uncertain dynamic, it can be helpful to bring in a third-party or neutral professional mediator to the discussion.

Closing Thoughts

Caregiving can put a lot of stress on a family, and many families will never be the same after. This is why holding family meetings to discuss the needs and action steps will help to ensure that everyone can participate, no one feels isolated or left out to dry, and nothing is overlooked.

For further reading and resources, we invite you to check out our library of information for family caregivers by clicking here. You are also welcome to give us a call at 800-543-8312 to find out more about how we can support you in your caregiving journey.

Celebración de una reunión familiar

Cuando los familiares están enfermos o tienen la edad suficiente para necesitar atención constante, los familiares deberán desarrollar estrategias de cuidado. La estrategia debe cubrir cómo asignar responsabilidades ahora y en el futuro. Un error que muchas familias cometen es suponer que todos se unirán para ayudar según sea necesario sin que se lo pidan. En la mayoría de los casos, estos errores pueden provocar confusión, depresión, soledad y tensión familiar. Por el contrario, es más efectivo tener una conversación familiar formal detallada. En este artículo, explicaremos cómo llevar a cabo una conversación, a quién invitar e ideas para la discusión.

¿Quién debería asistir a la reunión familiar?

Cada familia y cada situación es diferente. En algunas familias, solo el esposo o la esposa y sus hijos se consideran "familia". En otras familias, las tías, tíos, primos, exmaridos y amigos cercanos pueden incluirse en la definición de familia. Al planificar una reunión familiar, es importante incluir a todos o los miembros futuros del equipo de atención, que puede incluir familiares y amigos, vecinos o cuidadores remunerados. También puede invitar a las personas a recibir tratamiento al menos parte de esta reunión para que sus necesidades y problemas puedan abordarse claramente.

Nota: Si un miembro de la familia no vive cerca, vale la pena incluirlo al menos virtualmente en la reunión, ya que todavía hay responsabilidades con las que puede ayudar desde lejos.

¿Qué deberíamos planear discutir?

La agenda de esta reunión variará según la dolencia del cuidado, su pronóstico y las responsabilidades que enfrenta. Pero para proporcionar una guía, su reunión podría incluir temas como:

● Último informe del médico.

● Compartir sentimientos sobre la enfermedad / el cuidado

○ Miedos:

■ Sobre la muerte y el morir

■ Sobre estar abrumado

■ Sobre lo que les pasará a los miembros de la familia después de la muerte.

○ Tristeza, confusión, ira, culpa, vergüenza

● ¿Qué quiere y necesita la persona enferma?

● Necesidades diarias de cuidado:

○ ¿Debe la persona enferma vivir con nosotros?

○ ¿Necesita estar en un centro de vida asistida o en un hogar de ancianos?

○ ¿Cuánto tiempo tiene cada miembro de la familia para visitar o brindar atención?

○ ¿Hay otras formas en que cada persona puede ayudar (como un familiar lejano, puede brindar apoyo financiero u ofrecer cuidado de relevo a tiempo parcial)?

○ ¿Qué otra ayuda podría estar disponible (a través de organizaciones sin fines de lucro, organizaciones locales, etc.)?

● Preocupaciones financieras en la prestación de cuidados:

○ ¿Cuánto costará?

○ ¿Cuánto trabajo pueden perder los miembros de la familia?

○ ¿Qué ayuda financiera podría estar disponible desde el exterior (a través de organizaciones sin fines de lucro, organizaciones locales, etc.)?

● ¿Quién será el cuidador principal?

● ¿Quién tomará las decisiones (por ejemplo, financieras, médicas, contratar a un cuidador, etc.) y cómo se tomarán?

● ¿Qué sucede en caso de emergencia? (p. ej., si el cuidador principal no puede llegar, ¿quién es el siguiente en la fila?)

● ¿Qué papel de apoyo quiere desempeñar cada persona?

● ¿Qué tipo de apoyo necesita el cuidador principal?

○ Necesidad de un respiro (un descanso del cuidado)

○ Ayuda con las comidas, compras, limpieza, lavandería, etc.

○ Apoyo emocional por teléfono o correo electrónico

○ Ayuda con las tareas domésticas, es decir, llevar al beneficiario de la atención a las citas con el médico.

● ¿Cómo cambiarán las necesidades de cuidado y apoyo a medida que avanza la enfermedad?

● Resolución de problemas: al final de la reunión, quien preparará lo siguiente:

○ Una lista de tareas que deben realizarse

○ Un resumen de la reunión y el calendario de la próxima reunión.

○ Un resumen escrito de lo que cada persona ha acordado.

○ Un árbol de correo electrónico o teléfono para actualizaciones periódicas

Consejos para una reunión exitosa

Más allá de los temas de discusión, hay otras formas de preparar la reunión para el éxito:

● Elige una cantidad de tiempo determinada y cúmplala. Las reuniones más breves suelen ser más fáciles de captar y mantener la atención y, al ceñirse al horario, será menos probable que los miembros de la familia se salten las reuniones posteriores.

● Elige una ubicación neutral. Trata de elegir un lugar que sea pacífico, tranquilo, conveniente y libre de distracciones (o lo más cerca posible de ese lugar).

● Permite que todos sean escuchados. Uno de los aspectos más importantes de una reunión exitosa es asegurarse de que cada participante se sienta escuchado y tenga la oportunidad de expresarse de manera abierta y honesta.

● Establece expectativas para reuniones futuras. Estas reuniones, con toda probabilidad, no serán un evento único. Establece las expectativas adecuadas de que este será uno de muchos, de modo que pueda aumentar la probabilidad de participación en discusiones futuras. A medida que avanza la enfermedad / dolencia, cambian las situaciones personales, etc., es probable que sea necesario realizar reuniones adicionales.

● Busca un mediador profesional. Si crees que esta reunión puede causar desafíos para su familia, o si hay una dinámica incierta, puede ser útil traer a un mediador profesional neutral o externo a la discusión.

Pensamientos finales

Ser cuidador puede añadir mucho estrés en una familia, y muchas familias nunca volverán a ser las mismas después. Esta es la razón por la que la celebración de reuniones familiares para discutir las necesidades y los pasos de acción ayudará a garantizar que todos puedan participar, que nadie se sienta aislado o abandonado, y que no se pase nada por alto.

Para obtener más información y recursos, te invitamos a consultar nuestra biblioteca de información para cuidadores familiares haciendo click aqui. También puedes llamarnos al 800-543-8312 para obtener más información sobre cómo podemos ayudarte en su viaje como cuidador.